5 soorten zakelijke documenten

Een bedrijf gebruikt documenten om te communiceren, zaken af ​​te handelen en zijn productiviteit te analyseren. Zakelijke documenten variëren van korte e-mailberichten tot complexe juridische overeenkomsten. Sommige documenten worden opgesteld door werknemers en bedrijfseigenaren, terwijl andere worden opgesteld door professionals van buiten het bedrijf, zoals accountants en advocaten. Aangezien documenten het bewijs leveren van de transacties van een organisatie en er jarenlang naar kan worden verwezen, is het belangrijk dat ze goed zijn geschreven.

E-mails en memoranda

Collega's gebruiken doorgaans e-mail om informatie aan elkaar over te brengen. Voordat e-mail de overhand kreeg, werden memoranda gebruikt voor berichten binnen het kantoor. Memo's worden nog steeds gebruikt in situaties waarin een bericht bedoeld is om een ​​specifiek bestand te begeleiden en in gevallen die meer privacy vereisen dan een e-mail.

Zowel een memo als een e-mail identificeren de afzender en ontvanger en bevatten een onderwerpregel. De tekst is opgemaakt in een of meer alinea's.

Zakelijke brieven voor externe communicatie

Zakelijke brieven worden gebruikt om te communiceren met personen buiten het kantoor. Ontvangers kunnen klanten, collega's in andere bedrijven, dienstverleners, professionals die het bedrijf adviseren, overheidsfunctionarissen en sollicitanten zijn. Een zakelijke brief is meestal opgemaakt in blokstijl, waarbij alle elementen van de brief, behalve het briefhoofd, zijn uitgelijnd met de linkermarge.

Het kan per e-mail worden verzonden of per post worden bezorgd. Als een brief in de tekst van een e-mail wordt verzonden, vermeldt de afzender zijn naam, functie en contactgegevens onderaan de e-mail.

Zakelijke rapporten voor het overbrengen van informatie

Zakelijke rapporten brengen informatie over in een formeler formaat en meestal langer dan een brief. Rapporten hebben betrekking op een verscheidenheid aan onderwerpen, zoals veiligheidsnaleving, verkoopcijfers, financiële gegevens, haalbaarheidsstudies en marketingplannen. Ze kunnen statistieken, grafieken, grafieken, afbeeldingen, casestudy's en onderzoeksresultaten bevatten. Sommige rapporten worden gepubliceerd ten behoeve van beleggers. Als een rapport periodiek is, zoals een maandelijks verkooprapport, wordt een sjabloon gebruikt voor het gemak en om vergelijking met eerdere rapporten mogelijk te maken.

Transactiedocumenten om zaken te doen met klanten

Een bedrijf gebruikt documenten om zaken met zijn klanten af ​​te handelen. Om tijd te besparen, kunnen deze documenten worden opgemaakt als een formulier, zoals een bestelformulier, verzendpagina, factuur of ontvangstbewijs. De soorten transactiedocumenten die worden gebruikt, verschillen enigszins per bedrijf. Een verzekeringsagent genereert bijvoorbeeld verzekeringsaanvragen en polissen, terwijl een kredietverstrekker leningaanvragen en hypotheekdocumenten gebruikt.

Op sommige gebieden sluiten bedrijven overeenkomsten en contracten met anderen; deze documenten kunnen worden opgesteld door de advocaat van het bedrijf.

Financiële documenten om het bedrijf te beheren

Een bedrijf gebruikt financiële documenten om binnen zijn budget te blijven, budgetvoorstellen op te stellen en belastingaangiften in te dienen. Deze documenten omvatten ontvangstbewijzen, salarisrapporten, betaalde rekeningen, bankafschriften, inkomensafschriften, balansen en belastingaangifteformulieren. Deze documenten kunnen worden opgesteld door de accountant van de vennootschap.

Een bedrijfseigenaar gebruikt deze documenten om het financiële succes van het bedrijf te bepalen en om gebieden te identificeren die niet productief zijn. Een afdelingshoofd kan financiële documenten gebruiken om een ​​budgetvoorstel op te stellen.