Hoe u een W9-formulier van bedrijven kunt krijgen

Als u een zakelijke entiteit of aannemer een dienst voor uw bedrijf heeft laten leveren ter waarde van $ 600 of meer, moet u dit in uw aangifte inkomstenbelasting melden bij de Internal Revenue Service. U heeft het belastingidentificatienummer van het bedrijf nodig om de transactie nauwkeurig te rapporteren. Om deze informatie te krijgen, kunt u het bedrijf laten invullen en u een W9-formulier sturen. Formulier W9 is verkrijgbaar bij de IRS.

Omschrijving

De officiële naam van het formulier is Form W-9 Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Het eenvoudige formulier van één pagina vraagt ​​om het belastingnummer, vrijstellingen, certificeringen en contactgegevens van de ontvanger. Het bevat ook instructies voor de afzender en de ontvanger.

Dienstverleners

U kunt een W9 aanvragen bij elke persoon of entiteit die een transactie met uw bedrijf heeft uitgevoerd, inclusief een nalatenschap of een binnenlandse trust. De ontvanger moet een Amerikaans staatsburger zijn, een wettige ingezetene van de VS of een bedrijf dat in de VS is gevestigd. Aannemers en bedrijven die niet in de VS zijn gevestigd, moeten een van de W-8-formulieren gebruiken die zijn ontworpen voor buitenlandse entiteiten.

Verzoek

Om W9-informatie op te vragen, moet u het formulier naar de persoon of entiteit sturen die uw bedrijf een dienst heeft verleend. U kunt het formulier gratis downloaden van de IRS-website. U kunt ook uw eigen formulier maken, maar het moet dezelfde informatie bevatten als het officiële IRS-document. E-mail of mail het formulier naar het bedrijf met een verzoek om een ​​vertegenwoordiger om het in te vullen en naar u terug te sturen.

Archiveren

Elk W9-formulier dat u ontvangt, moet de geregistreerde bedrijfsnaam van de serviceprovider, de federale belastingclassificatie, het bedrijfsadres, het identificatienummer van de werkgever, informatie over de back-upinhouding en het certificeringsnummer bevatten, indien van toepassing. Gebruik de informatie om uw transactie met het bedrijf te melden wanneer u een aangifte inkomstenbelasting voor uw bedrijf opstelt. U hoeft formulier W9 niet in te dienen bij de IRS. Bewaar het in plaats daarvan met uw zakelijke documenten voor toekomstig gebruik.