Het verschil tussen een aanvraag en een inkooporder

Uw werknemers overtuigen om extra papierwerk in te vullen wanneer ze materialen of benodigdheden nodig hebben, kan moeilijk zijn, maar het opzetten van een inkoopsysteem helpt de kosten te beheersen en creëert een papieren spoor wanneer u probeert uw financiële rekeningen te controleren. Inkoopaanvragen en inkooporders zijn sleuteldocumenten bij het verwerven van artikelen die uw bedrijf nodig heeft, waardoor het bestelproces intern en extern wordt gestandaardiseerd.

Tip

Een aanvraag tot bestellen is een formulier dat een interne afdeling van uw bedrijf, zoals de postkamer, indient bij de inkoopafdeling van uw bedrijf met een lijst van items die de inkoopafdeling wil laten bestellen bij een externe leverancier. Zodra de inkoopafdeling van een bedrijf de aanvraag tot bestellen heeft goedgekeurd, geeft deze een inkooporder af aan de externe leverancier van de gevraagde goederen, waarmee de verkooptransactie wordt gestart.

Een inkoopaanvraag indienen

Een aanvraag tot bestellen is een formulier dat een interne afdeling van uw bedrijf, zoals de postkamer, indient bij de inkoopafdeling van uw bedrijf met een lijst van items die de inkoopafdeling wil laten bestellen bij een externe leverancier. Hoewel individuele formulieren per bedrijf verschillen, vereisen inkoopaanvragen over het algemeen specifieke informatie, waaronder de naam van de afdeling die de artikelen opvraagt, het exacte aantal aangevraagde artikelen, een algemene beschrijving van de artikelen, de wettelijke naam van de gebruikelijke externe leverancier en de verwachte prijs. van de aankoop. Een aanvraag tot bestellen wordt goedgekeurd of geweigerd door de inkoopafdeling.

Wanneer zijn aanvragen vereist?

Voor kleine aankopen is het vaak de standaardprocedure voor interne afdelingen om artikelen rechtstreeks bij winkeliers te kopen met een bedrijfscreditcard en het proces van het aanvragen van de inkoopafdeling helemaal over te slaan. Gewoonlijk hebben bedrijven een aanvraag tot bestellen nodig wanneer een voorgestelde aankoop een bepaald bedrag overschrijdt. Tufts University vereist bijvoorbeeld een bestelbon voor de meeste aankopen van meer dan $ 2.000. Andere bedrijven hebben bestelorders nodig voor veel kleinere aankopen

Inkooporders uitgeven

Zodra de inkoopafdeling van een bedrijf de aanvraag tot bestellen heeft goedgekeurd, geeft deze een inkooporder af aan de externe leverancier van de gevraagde goederen, waarmee de verkooptransactie wordt gestart. Inkooporders moeten bepaalde informatie bevatten, zoals de naam van het inkoopkantoor, de artikelen die worden gekocht, het verzendadres, de betalingsvoorwaarden, factureringsinstructies en het inkoopordernummer. Om te helpen bij het bijhouden van de administratie, hebben inkooporders doorgaans hetzelfde nummer als de bijbehorende aanvraag tot bestellen. Zodra de externe verkoper de inkooporder accepteert, wordt het een bindend contract voor zowel de koper als de verkoper.

Inkooporders voor interne transacties

Een aanvraag tot bestellen is een intern document dat van de ene afdeling naar de andere wordt verzonden en het bedrijf vraagt ​​om artikelen van een externe leverancier te kopen. Een inkooporder is doorgaans een extern document dat naar een externe partij gaat als onderdeel van een verkooptransactie. Het kan echter ook intern worden gebruikt. Soms wil een afdeling van een bedrijf apparatuur of materialen aanschaffen bij een andere afdeling; in dat geval eisen veel bedrijven dat de inkoopafdeling een interdepartementale inkooporder indient.

Interdepartementale inkooporders kunnen nuttig zijn voor het financiële of boekhoudkantoor in grote bedrijven waar afdelingen aparte operationele budgetten hebben.