De kenmerken van een informatiebeheersysteem

Een informatiebeheersysteem verzamelt en beheert gegevens die in verschillende formaten zijn opgeslagen en maakt deze toegankelijk voor de mensen die ze nodig hebben. Vaak hoeft een klein bedrijf alleen kantoordocumenten en spreadsheets te beheren en beschikbaar te stellen voor werknemers. Anderen moeten mogelijk gedetailleerde informatie over klantgegevens verzamelen en beheren. Weer andere informatiebeheersystemen maken gegevens via een website beschikbaar voor grote organisaties of zelfs voor het grote publiek.

Ongeacht de vereisten van een organisatie, moet een goed informatiebeheersysteem in staat zijn om gegevens te verzamelen en op te slaan en te beheren in de formaten die u nodig heeft en om informatie indien nodig op geschikte platforms te leveren aan de mensen die het nodig hebben.

Inzicht in informatiebeheersystemen

Beschouw een informatiebeheersysteem in plaats van een enkel softwarepakket als een systeem van regels die door uw bedrijf zijn opgesteld om te bepalen hoe werknemers informatie verzamelen, opslaan en openen. Als uw bedrijf momenteel veel verschillende producten gebruikt die niet met elkaar communiceren, heeft u wellicht de hulp nodig van een expert, zoals een wederverkoper met toegevoegde waarde, om uw gegevens te integreren voordat u een informatiebeheersysteem kunt opzetten.

Informatie moet worden verzameld en opgeslagen

De meeste bedrijven hebben informatie in verschillende formaten opgeslagen op meer dan één plaats. Sommige bestanden kunnen op een bedrijfsserver worden opgeslagen, terwijl andere lokaal op desktops en laptops worden opgeslagen, terwijl weer andere in de cloud worden opgeslagen, met services zoals Google Drive of Microsoft OneDrive. Gespecialiseerde tools, zoals CRM-software (Client Relationship Management) of software voor voorraadbeheer, kunnen informatie onafhankelijk houden van deze andere systemen.

Een informatiebeheersysteem centraliseert de informatie zodat deze niet op verschillende plaatsen of in verschillende formaten wordt gedupliceerd, wat er vaak toe leidt dat enigszins verschillende versies van documenten op verschillende tijdstippen voor verschillende mensen toegankelijk zijn.

Voorbeeld : als u een CRM-software heeft, moet alle klantinformatie daar worden opgeslagen en niet op andere plaatsen worden gedupliceerd. Documenten en spreadsheets moeten op de bedrijfsserver of in een cloudoplossing staan, waar ze voor iedereen toegankelijk, geback-upt en beveiligd zijn.

Informatie moet beheersbaar zijn

Managers moeten toegang hebben tot alle bedrijfsinformatie die hun afdelingen nodig hebben. Ze moeten in staat zijn om wijzigingen in huidige documenten goed te keuren of te weigeren, evenals het creëren van nieuwe documenten. Er moet een back-up van de gegevens worden gemaakt, zodat als een bestand wordt verwijderd of gecompromitteerd, het kan worden hersteld. De gegevenstoegang moet ook worden beperkt, zodat alleen degenen die deze nodig hebben, deze kunnen gebruiken.

Voorbeeld: als een medewerker een wijziging aanbrengt in een standaardbrief die naar klanten is gestuurd, kan de manager de wijziging beoordelen en goedkeuren, of het document terugzetten naar een eerdere versie. Dit is een standaardfunctie in systemen zoals Google Drive, OneDrive en Microsoft SharePoint, waar de eigenaren van documenten wijzigingen kunnen goedkeuren of weigeren, en de bewerkingsmogelijkheden en de mogelijkheid om toegang te krijgen tot informatie tot specifieke personen te beperken.

Informatie moet toegankelijk zijn

Voor sommige kleine bedrijven is informatie die alleen toegankelijk is op bedrijfscomputers voldoende. Maar tegenwoordig hebben steeds meer bedrijven behoefte aan informatie die zowel off-site als op tablets en smartphones toegankelijk is. Dit kan worden bereikt door de informatie toegankelijk te maken via een beveiligde webserver en in veel gevallen via een mobiele app.

Voorbeeld: met Microsoft Sharepoint kunt u een bedrijfsportaalwebsite opzetten die alleen door werknemers wordt gebruikt. Managers kunnen workflows voor projecten opzetten om ervoor te zorgen dat iedereen bijdraagt ​​wanneer dat nodig is. Managers kunnen ook goedkeuringsvereisten instellen voor pagina's die op de bedrijfsportal zijn gepubliceerd en machtigingen instellen voor specifieke werknemers of groepen om ervoor te zorgen dat wijzigingen alleen worden aangebracht door personen die daartoe bevoegd zijn. Iedereen heeft toegang tot de informatie via een webbrowser of via de SharePoint-app op hun tablets en smartphones.