Hoe u een groep in e-mails kunt aanspreken

Voor het aanspreken van een groep mensen via e-mail is enige planning vooraf vereist. Als eigenaar van een klein bedrijf moet u rekening houden met de privacy van uw ontvangers, de wetten met betrekking tot commerciële e-mail, de vereiste etiquette voor zover er wordt geadresseerd en hoe u naar hen schrijft. Als u van plan bent in de toekomst e-mails naar dezelfde groep te sturen, kunt u in de meeste clients, zoals Microsoft Outlook, een groepslijst instellen om als distributielijst te gebruiken.

Aan, CC of BCC

1

Stel je voor dat je in een kamer bent met iedereen die je groeps-e-mail zal ontvangen. Denk na over hun relatie met jou, elkaar en hun belang in de informatie die je verstuurt.

2

Plaats uw eigen naam in het veld "Aan" en plaats de namen van de groepsleden in het veld "BCC" (Blind Carbon Copy) als deze individuen elkaar nog niet kennen. Alle informatie die in het BCC-veld wordt ingevoerd, wordt onderdrukt, zodat niemand namen of e-mailadressen kan zien behalve die van u. Dit is bijvoorbeeld geschikt als u een e-mail naar al uw klanten stuurt. Onthoud dat privacy alle andere e-mailetiquette overtroeft.

3

Voer de namen in van iedereen die u rechtstreeks aanspreekt in het veld "Aan". Dit is bijvoorbeeld passend als u al uw medewerkers een bericht stuurt over een wijziging in kantooruren. Door hun naam in het veld "Aan" te zien, worden deze werknemers geïnformeerd dat de e-mail naar elk van hen is gericht.

4

Zet de namen van iedereen die niet rechtstreeks in uw bericht is geadresseerd, maar die wel op de hoogte moet worden gehouden van het bericht in het veld "CC". Als u bijvoorbeeld een bericht naar een klant stuurt en u wilt dat de verkoper op de hoogte wordt gehouden, voegt u de naam van de verkoper in het veld CC in.

5

Gebruik het BCC-veld met discretie wanneer u anderen hebt opgenomen in de velden Aan of CC. Dit kan bijvoorbeeld geschikt zijn als u een bericht naar een klant stuurt en een leverancier of zakenpartner heeft gevraagd om geïnformeerd te worden zonder dat de klant het weet.

De ontvangers aanspreken

1

Gebruik een algemene aanhef in de eerste regel van de e-mail, zoals "Groeten" of "Goedendag" wanneer u meerdere ontvangers aanspreekt. Als alle ontvangers dezelfde relatie met u hebben, spreek ze dan gelijk aan, bijvoorbeeld "Geachte gewaardeerde klanten" of "Attentiemedewerkers". Dit is een belangrijke aanwijzing voor de ontvangers dat dit een groepsbericht is dat naar meerdere personen is verzonden.

2

Spreek de persoon in het veld "Aan" met de naam aan als er maar één persoon in dit veld is en anderen worden doorgestuurd. Dit informeert de persoon dat de e-mail aan haar is gericht, terwijl alle anderen onmiddellijk weten dat ze een kopie ontvangen.

3

Schrijf het bericht in een stijl die geschikt is voor de persoon of mensen aan wie u wordt aangesproken, alsof u in het openbaar tegen hen spreekt in het bijzijn van de anderen.

4

Onderteken de e-mail zoals u dat normaal ook zou doen voor communicatie tussen kantoren. Als een van de ontvangers zich buiten uw werkplek bevindt, gebruikt u uw volledige naam en bedrijfsnaam, evenals uw adres en telefoonnummer. Houd er rekening mee dat de CAN-SPAM-wet van toepassing is op alle commerciële e-mails die buiten uw bedrijf worden verzonden.

Een contactgroep maken in Microsoft Outlook

1

Start Microsoft Outlook en selecteer "Nieuwe contactgroep" in het gedeelte "Nieuw" van het tabblad Home.

2

Typ een naam voor de groep in het veld "Naam". Selecteer "Leden toevoegen" in de groep "Leden" op het tabblad Contactgroep.

3

Selecteer desgewenst "Uit Outlook-contacten", "Uit adresboek" of "Nieuwe e-mail". Om een ​​nieuw e-mailcontact toe te voegen, kunt u de informatie typen in het dialoogvenster "Nieuw lid toevoegen". Voor de andere methoden selecteert u eenvoudig de namen uit de lijst.

4

Typ de naam van de groep in het veld "Aan", "CC" of "BCC" van uw e-mailbericht.