Wat zijn grootboekcodes?

Grootboekcodes zijn cijfers die u aan verschillende debet- of creditboekingen toewijst om de boekhouding eenvoudiger en functioneler te maken. Door cijfers toe te wijzen aan verschillende soorten schulden of vorderingen, kunt u minder tijd besteden aan het invoeren van gegevens, uw informatie snel sorteren en eenvoudige rapporten opstellen die u een keer of vaak gebruikt.

Het grootboek

Een grootboek is een eenvoudige opsomming van uw werkelijke inkomsten en uitgaven. In tegenstelling tot een budgetblad met uw verwachte inkomsten en uitgaven, of een debiteuren- of crediteurenrapport dat laat zien wat u verschuldigd bent of verschuldigd bent, registreert een grootboek transacties alleen wanneer ze plaatsvinden. Zelfs als u maar één bankrekening heeft die u voor uw bedrijf gebruikt, is het een goed idee om een ​​grootboek bij te houden om eventuele fouten op te sporen die u of uw bank maakt. Doe dit door een maandelijkse afstemming uit te voeren, of door uw grootboek te vergelijken met uw bankafschrift.

Als u een lopende rekening, creditcard en kredietlijn gebruikt om de rekeningen van uw bedrijf te betalen, kunt u met een grootboek al uw uitgaven in één document bewaren.

Ledger-codes gebruiken

Grootboekcodes zijn cijfers die u gebruikt om een ​​te betalen of te ontvangen type aan te duiden. U kunt uw telefoonbetalingen bijvoorbeeld aanduiden met de code 100. Uw elektriciteitsbetalingen kunnen 101 zijn. U kunt uw document op elk moment sorteren op grootboekcode om te zien hoeveel u heeft betaald voor telefoons of nutsvoorzieningen.

Ledgercodes toewijzen

De eenvoudigste manier om grootboekcodes toe te wijzen, is door te beginnen met een cijfer, zoals 100, en aan elke volgende credit- of debetcategorie een cijfer toe te kennen dat nog een cijfer aan het nummer toevoegt. In dit geval zijn uw eerste vijf codes 100, 101, 102, 103 en 104. Om uw codes nuttiger te maken, wijst u cijfers een specifieke betekenis toe zodat ze gemakkelijker kunnen worden gesorteerd.

Begin bijvoorbeeld alle debetcategorieën met het cijfer 1 en alle creditcategorieën met het cijfer 2. Uw eerste twee debetcodes kunnen 100 en 101 zijn, en uw eerste twee creditcodes zijn 200 en 201. Zo kunt u snel alle van uw afschrijvingen of tegoeden. Voeg extra cijfers toe om andere inkomsten- en uitgavencategorieën te groeperen.

Voorbeelden van gebruikte codering

Als u gedrukte advertenties uit tijdschriften, banners op uw websites verkoopt en u huurt uw oplagelijst, kunt u al het gedrukte inkomen aanduiden met het cijfer 2 na uw eerste kredietcodenummer, uw bannerinkomen met een 3 en uw lijstnummer met een 4. in dit geval zou uw inzending voor gedrukte advertenties 120 zijn, voor bannerreclame 130 en voor lijstverhuur 140. U kunt dit blijven uitbreiden.

Als u bijvoorbeeld gedrukte advertenties in kleur en in zwart-wit verkoopt, kunt u het derde cijfer van uw code aangeven als 1 voor advertenties in kleur en 2 voor advertenties in zwart-wit. Als u viercijferige codes zou gebruiken, zou uw code voor advertenties in kleurendruk 1210 zijn en uw code voor zwart-witadvertenties 1220. Hiermee kunt u snel uw totale gedrukte omzet bepalen en uitsplitsen hoeveel er uit advertenties in kleur kwam.

Namen Vs. Cijfers

Neem beide op in plaats van grootboekcodes te vervangen door beschrijvende woorden. Zelfs als u weet dat grootboekcode 130 inkomsten uit banneradvertenties betekent, kent een nieuwe of vervangende boekhouder of belastingadviseur uw codes mogelijk niet. Als jij of een tijdelijke boekhouder per ongeluk je invoer verkeerd heeft ingevoerd, kan het hebben van woorden naast elk je helpen om fouten snel recht te zetten.

Sorteren / totalen / middelen

Naast het gebruik van grootboekcodes om eenmalige rapporten uit te voeren, kunt u ze gebruiken om totalen en gemiddelden te creëren voor inkomsten- en uitgavencategorieën. Dit zorgt voor realtime updates elke keer dat u iets invoert. Als u bijvoorbeeld uw totale telefoonuitgaven of de gemiddelde maandelijkse uitgaven voor kantoorbenodigdheden bijhoudt met de cellen 'Totaal' en 'Gemiddeld', kunt u uw huidige prestaties vergelijken met uw budget zonder dat u aparte rapporten hoeft te maken.

Voorbeeld rekeningschema

Als u twijfelt of u een grootboekcodesysteem kunt opzetten, overweeg dan om tijdelijk een boekhouder of accountant in te huren om uw boekhoudsysteem of software op te zetten. Onderhoud van een bestaand systeem is over het algemeen eenvoudiger dan vanaf de grond af opbouwen.

Voorbeelden van geldrekeningen:

  • 1110 Contant geld op de bank
  • 1120 Klein geld

Voorbeelden van inkomstenrekeningen:

  • 2110 Overlopende inkomsten

  • 2120 Kasopbrengsten
  • 2130 Niet-contante inkomsten

  • 2140 Overige financieringsbronnen

Voorbeelden van kortlopende schulden:

  • 3110 crediteuren
  • 3120 Te betalen rente
  • 3130 Vorderingen en te betalen vorderingen

  • 3140 Te betalen contracten