Hoe voer ik mijn eigen salariscontroles uit?

Wanneer werknemers werk verrichten voor hun werkgevers, vereist het Amerikaanse ministerie van Arbeid dat de eigenaar van het kleine bedrijf de werknemers dienovereenkomstig betaalt. Door werknemers een loonstrookje te geven voor geleverde diensten, wordt een bewijs van betaling getoond, in plaats van alleen contant geld uit te delen. Sommige werkgevers besteden hun salarisverwerkingstaken uit aan een salarisadministrateur. Dat bedrijf voert de cheques uit en stuurt ze naar de werkgever. Als werkgever kunt u uw eigen looncontroles uitvoeren.

  1. Bestel looncheques

  2. Bestel cheques bij de bank waar u uw loonrekening heeft, of kijk of een kantoorwinkel goedkopere looncheques aanbiedt. Schrijf dit soort looncheques met de hand. De cheque moet de naam van het bedrijf, het chequenummer, de datum van de cheque, het nettobedrag, de naam en eventueel het adres van de werknemer en de bank waarop de cheque is getrokken bevatten.

  3. Als uw staat vereist dat u werknemers een loonstrookje geeft, kunt u voorgedrukte loonstrookjes bestellen met het strookje bijgevoegd bij een kantoorboekhandel. Schrijf dit soort cheques met de hand, druk ze af op een typemachine of gebruik loonadministratiesoftware. Als u de cheques van uw bank gebruikt, kunt u uw eigen loonstrookje maken met een spreadsheetprogramma.

  4. Salarisadministratie-software instellen

  5. Koop salarissoftware om looncheques te creëren. Deze methode is vooral handig als uw salarisadministratie meer dan 10 werknemers omvat. Salarisadministratiesoftware maakt handmatige verwerking overbodig. De software berekent loon en inhoudingen en creëert loonstrookjes en loonstrookjes.

  6. Kleine bedrijven met relatief eenvoudige salarisverwerkingstaken kunnen software zoals QuickBooks gebruiken. Middelgrote bedrijven met meerdere staten en meerdere betalingsfrequenties kunnen software zoals Ultimate Software gebruiken. Een grotere organisatie met complexere salarisvereisten, waaronder invoer van tijdregistratie en stukloonbetalingen, kan FACT-software gebruiken.

  7. Bestel loonlijstbenodigdheden

  8. Bestel blanco loonlijsten en de speciale toner die wordt gebruikt om deze cheques af te drukken, meestal bij het loonadministratie-softwarebedrijf. Gebruik een laserprinter bij het afdrukken van cheques via salarisadministratiesoftware. Zorg ervoor dat u voldoende toner heeft om bleke afdrukken op de cheques te voorkomen.

  9. Schrijf u in voor Payroll Service

  10. Schrijf u in voor een online salarisadministratie. Bedrijven, zoals Intuit en Sure Payroll, stellen u in staat uw salarisadministratie te verwerken en online salarisstroken te creëren. U ontvangt een unieke gebruikers-ID en wachtwoord, waarmee u salarisgegevens voor elke betaalperiode kunt uploaden, salarisstroken kunt afdrukken, salarisadministratie van medewerkers kunt beheren, salarisrapporten kunt afdrukken en toegang kunt krijgen tot W-2-formulieren voor medewerkers.

  11. Tip

    Als de werknemer een directe aanbetaling heeft, kan het bovenste gedeelte van het loonstrookje op een echte cheque lijken. Er moet "Niet-onderhandelbaar" op staan. Dit betekent dat de werknemer al betaald is en dus de stomp niet kan innen.