Voorbeeld van vergadernotulen

Notulen van vergaderingen zijn niet alleen een spiekbriefje van wat er vorige week werd gezegd tijdens de personeelsvergadering. Notulen kunnen formele juridische documenten zijn die de officiële actie vertegenwoordigen van de raad van bestuur van een bedrijf of de leiding van een overheidsinstantie. Omdat notulen het officiële verslag zijn van zakelijke en overheidsactiviteiten, loont het om ze effectief te ontwikkelen. Als u met de hand aantekeningen op papier schrijft, kan het helpen als u een voorgedrukt formulier heeft, zodat u de juiste informatie kunt opbergen. U kunt ook een computerformulier maken als u uw laptop of elektronische notebook meeneemt voor gebruik tijdens de vergadering.

Header informatie

De notulen bevatten een koptekst met de datum en locatie van de vergadering. De koptekst vermeldt wie aanwezig was en wie een verontschuldigde afwezigheid had, en het identificeert doorgaans de persoon die diende als de voorzittende ambtenaar en de secretaris van de vergadering. Vergaderingen die gelijktijdig op meerdere plaatsen plaatsvinden - bijvoorbeeld via videoconferenties - registreren doorgaans de aanwezigheid op basis van locatie.

VOORBEELD:

Notulen van de vergadering van A-1 Company Board of Directors 4 mei 2017 Executive Board Room, Headquarters Building Robert Johnson, voorzitter & Kyle McGregor, opname secretaris Aanwezig: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Inleidend materiaal

De notulen beginnen doorgaans met het exacte tijdstip waarop de voorzittende ambtenaar de vergadering heeft gebeld om te bestellen. Bij de meeste vergaderingen zijn de eerste agendapunten inleidingen, opmerkingen van de voorzitter en goedkeuring van de notulen van de voorafgaande vergadering. Leg de belangrijkste punten vast die tijdens de opmerkingen van de voorzittende ambtenaar worden aangevoerd. Als leden amendementen op de notulen van de vorige vergadering hebben aangeboden, noteer deze dan nauwkeurig.

VOORBEELD:

De heer Johnson belde de vergadering om 14.46 uur. Na informele inleidingen kondigde Johnson aan dat zijn kat onlangs zes kittens heeft gebaard. Op motie van mevrouw Hawthorne zijn de notulen van de vergadering van juli unaniem aangenomen, met de uitzondering dat het woord 'vrachtwagen' in paragraaf 15 wordt geschrapt en vervangen door het woord 'semi-tractor'.

Toestemmingsagenda

Hoewel elke bijeenkomst een andere structuur heeft, beginnen formele bijeenkomsten - vooral voor regeringsgroepen - meestal met een "instemmingsagenda", die niet veel meer is dan een reeks rapporten en verklaringen waarvoor geen stemming vereist is. De toestemmingsagenda bevat vaak correspondentie, rapporten van commissies en ander informatie-alleen materiaal.

Noteer de belangrijkste punten voor elk item dat tijdens de toestemmingsagenda wordt besproken, identificeer het gespreksonderwerp en eventuele belangrijke opmerkingen die door leden tijdens een open discussie zijn gegeven.

VOORBEELD:

Mevrouw Smith las voor het verslag een brief van XYZ Manufacturing Company gedateerd 4 november voor. In de brief werd de professionaliteit van de transportafdeling geprezen om een ​​spraakmakende productlevering te versnellen. De heer Perez, namens de transportdivisie, zei dat XYZ uitstekend werk heeft geleverd door gedetailleerde route-instructies te geven.

Zakelijke agenda

De zakelijke agenda is waar de actie is - het deel van de vergadering waar de leden debatteren en stemmen over verschillende actiepunten. Voor formele notulen moet de secretaris de motie waarover wordt gestemd en het daadwerkelijke aantal stemmen transcriberen, inclusief wie voor en tegen de vraag heeft gestemd. Meestal legt de secretaris ook een samenvatting van het debat vast, inclusief de belangrijkste punten van elk lid dat het woord heeft gevoerd.

Technisch gezien bestaat er niet zoiets als een stem voor "onthouding". Onthouding van stemming betekent helemaal niet stemmen. Mensen die willen aantonen dat ze noch voor, noch tegen een kwestie zijn, moeten in plaats daarvan "aanwezig" stemmen.

VOORBEELD:

Johnson opende een discussie over een factuur van ABC Widgets voor $ 21.434,87. Mevrouw Hatoyama zei dat de factuur vorige week is goedgekeurd door de financiële commissie. De heer Michaels zei dat hij het lopende werk met ABC Widgets ondersteunt. Hatoyama wilde de factuur van ABC Widgets, Inc. goedkeuren voor $ 21.434,87. Mevrouw Sandborn werd gedetacheerd. Motion had 4-2, met Hatoyama, Sandborn, Michaels en Smith in het voordeel en Perez en Clark tegen.

Afsluitende materialen

De meeste minuten eindigen meestal met de tijd dat de vergadering is uitgesteld. De notulen worden ondertekend door de voorzittende ambtenaar en de registrerende secretaris, maar als de secretaris een stemgerechtigd lid van de groep is, is de handtekening van de secretaris vaak voldoende.

VOORBEELD:

Johnson schorst de vergadering om 19:14 uur. De volgende vergadering is gepland op 5 augustus om 15 uur in de kamer van de directie.

Getekend, Robert Johnson, voorzitter Kyle McGregor, secretaris